项目管理软件
项目管理软件概述
团结你的团队，让他们作为一个整体来工作，这是项目成功的必要条件. 但是没有合适的项目管理软件, 你可能会加倍努力，而不是优化它们. 想想你花在处理电子表格和管理满是邮件的收件箱上的时间. 有了正确的项目管理软件，你可以更有战略地使用你的资源.
有两种类型的项目管理软件旨在更有效地管理工作:工作管理/协作工具和个人生产力工具.
单项项目管理软件
给一个需要轻量级的人, 基于网络的软件来管理他们的项目, 单独的项目软件非常适合.
它拥有比更全面的项目管理解决方案更少的功能，但也适合管理项目组合. 如果您需要试用或只需要基本的项目管理解决方案, 这是一个很好的开始.
协同项目管理软件
协作项目管理软件对于需要低技术解决方案的大型团队来说是一个完美的选择. 它允许所有团队成员轻松地访问、查看和协作项目任务.
而这也适用于较小的团队, 对于同时进行不同项目的大型团队来说，这可能是不够的. 如果成员不能整理和链接来自不同项目的数据，团队生产力就会受到影响.
集成项目管理软件
一个统一的, 集成项目管理解决方案最适合拥有大型项目组合或不同项目团队的公司. 它提供了一个集中的信息数据库, 数字资产, 不同的团队成员可以根据他们的需求访问工作流.
用户可以通过直观的仪表板基于权限访问跨项目的数据和信息. 团队可以勾勒出任务依赖关系, 跟踪时间, 安排的任务, 并使用内置的消息传递功能进行协作.
项目管理工具因团队而异, 但大多数是帮助用户规划的计算机程序, 执行, 并在一个集中的虚拟位置管理项目.
您可以将项目管理软件用于以下任何一项:
谁应该使用项目管理工具?
任何管理项目的人都可以从项目管理软件中受益. 即使你没有正式的项目，也没有“项目经理”的头衔,“项目管理软件仍然很有用.
许多不运行正式项目的公司使用软件进行计划, 组织, track, 监控, 执行他们的工作.
这些工具有许多不同的形式，就像项目本身一样. 例如, 你的一些计划可能很简单，只涉及你和另一个人, 而其他项目则需要多个团队花费数月(甚至数年)才能完成. 这里有三种工具可以帮助管理任务和团队合作.
A. 实时即时消息工具
允许人们与远程同事进行实时交谈或视频聊天的工具对任何业务都是必不可少的. 你需要在会议上倾听同事的声音, 如果你也能看到它们就更好了(因为, 下载真的人百家家乐手机-apple app store-百家科技-下载真的人百家家乐手机科技有限公司都知道, 在这些情况下，非语言交流同样重要).
即时通讯市场的竞争非常激烈. 松弛, 变焦, 谷歌视频群聊, Skype, 喋喋不休, 脸谱网 Messenger和越来越多的移动优先应用程序主导着该领域.
B. 知识库工具
想象一个储存团队智慧的地方, 通过一个可搜索的数据库，所有成员都可以访问. 您可以使用内部博客或wikis之类的知识库工具来实现这一点 Wrike可以做得很好). 这些工具使您能够记录流程并记录专业知识或最佳实践，以便与团队共享, 所以所有人都能获取信息.
个人生产力工具
普通工人是 每11分钟分心一次. 要摆脱干扰，完全专注于工作是很有挑战性的, 这就是为什么许多人求助于有用的生产力工具. 生产力应用程序可以杀死提醒和通知, 强迫你一次只关注一个浏览器标签, 淹没你周围办公室(或家庭办公室)的噪音, 组织好你的工作. 下载真的人百家家乐手机-apple app store-百家科技-下载真的人百家家乐手机科技有限公司在这里列出了10个有用的工具: 10个让事情完成的免费生产力应用程序
然而, 许多组织发现这些工具不够灵活，不能适应每种类型的项目. 仅使用电子邮件和群组消息进行项目管理会导致信息丢失, 文档版本问题, 以及对优先级和任务依赖关系缺乏清晰的认识. 这就是项目管理软件的用武之地.
为什么使用项目管理软件?
管理一个没有合适软件的项目是可能的, 但这会增加过程中出错和效率低下的风险. 项目管理软件可以简化可见性和协作.
虽然可以使用电子表格进行项目跟踪， 这需要大量的时间和精力. 手动更新电子表格会增加出错的风险. 让团队的其他成员看到更新, 电子表格必须重新保存并重新上传到中心位置.
项目经理使用电子表格可能遇到的其他问题包括:
- 同一文件存在多个版本, 导致混淆哪种是最准确和最新的
- 无法同步信息，所以人们可以一起实时工作
- 由于电子表格在多个地方多次上传和下载，可能存在安全问题
- 难以及时记录发展和更新
项目管理软件将帮助你克服所有这些问题.
这里有 另外15个原因 为什么人们选择使用项目管理软件:
- 您可以轻松地从旧文件和模板创建新的项目和任务
- 对现有项目和任务的修改将在任何链接的任务上自动更新, 依赖关系, 和其他实时变量
- 您可以构建报告和仪表板来帮助您可视化项目性能
- 与手动跟踪方法相比，丢失进度的风险更小
- 涉众可以查看实时进度和报告
- 在一个地方查看所有内容可以让您更清楚地了解项目的整体运行状况
- 您可以设置警报，以通知您新任务或过期任务
- 以前项目的经验和文档可以存储在一个集中的位置
- 您可以集成Dropbox, OneDrive和谷歌驱动器等应用程序，以提高效率
- 您可以协调任务并自动化工作流程，以便团队成员知道何时开始工作
项目管理软件的好处是什么?
项目管理软件 对所有公司都有利吗 管理项目，无论组织规模或行业. 该软件提供了任何人都可以使用的项目计划和资源管理功能, 包括那些不运行正式项目的企业.
任何公司都需要一种有效的估算方法, 规划, 跟踪, 交付, 通过采用项目管理软件，可以为他们的服务计费. 它允许你去创造, 实现, 为您的团队和业务管理高效和优化的流程.
以下是实施项目管理软件的三个主要好处:
集中
项目管理软件为您的团队创建了一个中央工作区和知识库. 集中化使得跟踪任务和项目更加容易，减少了混乱和不准确.
这种可见性 改进未来项目的计划和评估. 时间日志允许您回顾过去的项目，并预测特定任务需要多长时间, 帮助您计算计费小时数. 您还可以使用此信息来确定潜在的项目是否有利可图.
项目软件还减少了手动跟踪和编译数据所需的人力和时间. 使用手工方法，如电子表格, 人为失误的风险总是存在的, 更新延迟, 并且拥有同一个文件的多个版本. 有了软件，你可以很容易地维持一个单一的真相来源.
协调
项目管理软件可以帮助团队协调任务并使工作流程自动化. 它通知团队成员何时需要开始工作, 这减少了延误和中间人的需要.
项目管理软件还提供了对进度、障碍和成功的洞察. 第一名 项目软件对小型企业的好处 是时间跟踪. 查看每一分钟都花在了哪里可以帮助小企业主识别并消除瓶颈. 此功能还允许及早识别延迟和问题.
没有一个集中的协调和知识共享的基础, 您和您的团队可能成为错误文件的受害者, 误解, 围绕职责和进展进行猜测. 项目管理软件确保质量不会受到影响，任务花费的时间不会超过必要的时间.
沟通
流线型的沟通是项目管理软件最显著的好处之一. 企业 更加依赖远程团队合同工和自由职业者. 企业能够做到这一点变得越来越重要 有效沟通 与办公室内外的团队成员一起工作.
采用基于云的项目管理软件, 虚拟团队和涉众可以从任何地方登录到您的中央工作区, 在任何时候. 这种全天候的连接使您可以轻松地跨越国家和时区进行通信.
项目管理软件为所有关键方提供即时访问更新, 进度报告, 和项目通知，无论它们在哪里. 涉众再也不用等着别人给他们发过时的报告了. 一个集中的中心可以让每个人对任务留下反馈, 消除长时间, 难以跟进的邮件线索.
流程标准化
随着项目数量的增加，团队不得不重复许多活动、工作流和过程. 项目管理软件有助于自动化和标准化这些任务.
例如, 如果需要一个新的团队成员, 他们可以检查软件的工作流程，并迅速跟上团队做事的方式.
涉众经常以不同的格式或从不同的来源提出项目请求. 拥有多功能项目软件, 团队可以标准化项目请求表单，并为其接收设置警报. 每次有新的功能请求时, 它将以标准格式自动发送给已识别的涉众.
流程和工作流可以标准化, 有组织的, 并存储在一个被称为流程管理维基的数据库中.
预算管理
惠灵顿的项目管理报告 27%的项目超出了规定的预算. 因此，控制在预算范围内是项目团队的首要任务.
项目管理软件的最大好处之一是它能够保持团队对项目数据的更新, 资源利用率, 里程碑式的进步, 和预算. 合并项目软件，允许您审查过去的项目预算和费用，以做出准确的估计. 健壮的项目工具还具有内置功能，可以在特定任务超出规定预算时发送警报或通知.
当利益相关者提出与预算相关的问题时, 您可以使用项目软件生成定制的报告，以满足他们的决策需求.
管道的预测
将资源集中在正确的任务上是项目团队需要掌握的关键技能. 成功的项目经理使用管道预测来建立和跟踪项目进展的流程, 审查, 和执行.
因为公司可能有一个正在进行的项目组合, 他们需要清楚地了解从战略到交付的一切. 定义良好的管道概述了有效实现项目的逻辑步骤.
项目软件, 团队获得实时数据，以优化竞争项目中的资源，并在接受新的工作请求之前审查即将到来的需求. 他们可以根据依赖关系和优先级对工作进行排序.
你的团队可以预测风险, 确定最优先的项目, 利用项目管理软件顺利管理工作流程.
从项目管理软件中受益最多的行业
一个公司的持续能力, 成长, 利润取决于它管理项目的效率.
当项目数量增加时, 团队需要稳定可靠的项目管理软件来帮助管理他们.
从IT到市场营销, 法律, 以及事件管理, 所有类型的组织都受益于使用项目管理软件. 让下载真的人百家家乐手机-apple app store-百家科技-下载真的人百家家乐手机科技有限公司来看看几个行业以及项目管理软件是如何为它们工作的:
1. 营销机构
多功能项目管理解决方案是营销机构工具包的关键组成部分.
营销项目管理 帮助团队采取每一项行动——包括在数字资产方面的协作, 集中交流, 分配任务, 或者跟踪活动进度.
使用带有个性化仪表板的项目管理软件， 营销团队 可以监控社交渠道, 获得所有活动的360度视图, 并跟踪每个客户的结果.
2. 建设
道路建设工程, 铁路, 建筑, 公用事业公司, 或者其他结构可能需要数周, 个月, 甚至要数年才能完成. 每个施工团队都制定自己的目标、计划任务、进行评估并控制成本.
所有建筑项目，如商业、住宅或工业，都可以受益于使用 施工管理软件.
具有可靠的项目数据源, 团队可以访问准确的信息, 自动化可重复的操作, 工作更有效率.
3. IT
虽然项目管理使大多数行业受益，但它是it行业的游戏规则改变者. IT项目在设计、范围和规模上可以有很大差异.
然而, 每个IT项目都要经历五个常见的项目阶段——启动, 规划, 执行, 监控, 和闭包. 这些都是把一个想法变成成品的必要步骤.
IT项目管理 软件允许团队使用 看板, 甘特图, 自定义报告, 还有个性化的仪表盘来管理风险, 范围蠕变, 不断变化的客户需求.
4. 法律
许多律师事务所通过简单的电子表格和物理文件管理系统来管理业务. 然而，不跟上数字化转型会浪费他们的时间和金钱.
法律 项目管理解决方案 帮助团队组织文书工作，实现业务目标，让客户更开心.
所有法律资料, 合同, 信息存储在一个集中的数据库中, 团队可以安全准确地为重要的谈判做准备, 法院审判, 或公司审计. 项目管理软件可以帮助法律团队简化他们的工作流程, 自动化的任务, 将法律合同整理在一个地方, 并优先考虑他们的工作.
5. 事件管理
随着线上活动的迅速普及和线下会议的回归，已经有了 事件管理软件 对于活动专业人士来说，这是一个显而易见的选择.
项目管理软件有助于计划, 组织, 执行成功的事件, 是否小, 面对面的事件, 座无虚席的音乐会, 或者是全球与会者的网络研讨会.
从注册, 票务, 分析, 计费, 以及楼层规划, 该软件旨在支持所有事前和事后的活动.
组织与会者信息, 收集支付, 使用活动软件，策划赞助商详细信息变得轻而易举. 它还可以很容易地与其他软件集成，用于客户关系管理, 营销自动化, 支付网关, 或者会计和金融.
6. 工程
工程项目可能很复杂. 团队必须适应变化，并保持在确定的时间表和预算之内, 他们是否在管理民事事务, 化学, 电, 机械, 航空航天, 或环境工程项目.
工程项目管理软件 让团队定义项目范围，并与其他涉众协作完成里程碑. 您可以使用预先制作的模板来优化工作流 项目计划, 分阶段的复杂项目，以及甘特图等工具.
如何选择最好的项目管理软件
市场上有许多类型的项目管理软件, 但是为你和你的团队选择一个正确的选择是至关重要的. 这里有 问一些问题 在评估项目管理软件选项时:
- 我的团队会使用它吗?
- 可以多部门使用吗?
- 它支持透明度和清晰的沟通吗?
- 它灵活吗?
- 您能生成自定义报告吗?
- 它是否容易(和安全)允许外部通信/用户?
- 它是否与下载真的人百家家乐手机-apple app store-百家科技-下载真的人百家家乐手机科技有限公司使用的其他工具集成?
在选择软件时要考虑的最重要的事情之一是您的长期策略. 让您的团队熟悉并熟悉项目管理软件需要时间和资源. 你要确保你选择的是一个可以和你的团队一起成长和适应的人，而不是限制它.
什么时候应该投资项目管理软件?
当你发现错过最后期限时，投资项目管理软件是有意义的, 过程分崩离析, 沟通不畅，但在这一点上, 现在可能已经太晚了. 毕竟，当你到了那个阶段，你已经遭受了不良影响.
为了获得最佳效果，您应该在软件变得重要之前对其进行投资. 虽然很难预测你什么时候会不再使用更基本的工具， 像电子表格以下三个迹象表明，是时候投资了.
增长
决定投资项目软件的一个重要因素是 增长率 您的业务目前正在进行中. 如果您的项目和团队的规模或数量正在增长, 你可能需要项目管理软件. 随着团队的增长和地理上的分散，沟通变得更加困难. 您可能还需要采用新的合作方式，例如 异步通信如果没有合适的工具，这将更加困难.
项目管理软件在计划扩大业务规模时也是有益的. 如果你要承担更大、更多的任务 复杂的项目，您将需要采用更健壮的项目管理工具. 发展业务需要自动化重复的管理任务. 在你成长的过程中，如果没有有效工作的方法，你就会不必要地浪费金钱和精力.
随着企业的发展，过程也会变得更加复杂, 所以有一个工具来管理所有的部分和利益相关者是至关重要的. 你不希望错过关键的项目任务或忽略任何问题——这可能是项目成功与失败的区别.
随着公司的发展，敏捷性也是必不可少的. 需要改变流程和方法是很自然的, 项目管理软件可以通过最小的返工和不丢失历史数据为您提供支持.
相互依存
在小公司里，员工可以单独工作，也可以在同一个小组工作. 随着企业规模的扩大和多样化，这种情况也会发生变化, 合作的复杂性和需求也在增加.
即使你的公司没有成长, 功能结构或物理位置的变化可能表明需要项目管理软件. 如果你开始雇佣承包商或远程工作者，沟通和整合将变得更具挑战性.
增加与利益相关者(如供应商)的外部伙伴关系, 供应商, 客户也可能给你的项目增加复杂性. 例如, 如果你承担的项目需要一个分包商完成35%的工作, 如果没有合适的软件和流程，管理和监督很快就会变得困难.
效率
没有项目管理软件, 员工花更多时间做手工工作，比如把数据输入电子表格. 这不仅需要更多的前期时间, 但它也增加了由于错误和错位数据而返工的可能性.
项目管理软件减少了手工和重复性任务的需求, 解放你的团队进行更多的分析和大规划. 这一功能也有助于确保他们不会超载，人们会参与其中并感到快乐.
毕竟，人们往往在工作中更有成就感 当他们在做有价值的事情时，而不是一遍又一遍地完成小而重复的任务. 当他们的电子表格崩溃时，没有人会高兴, 他们还弄丢了花了三个小时仔细研究的报告.
如果您的团队成员在不断增加的工作负载中挣扎，并且简单的工具在大型复杂文件的重压下崩溃, 是时候投资项目管理软件了.
工作管理软件的价格是多少?
项目管理软件的价格, 或者有时被称为工作管理软件, 不同. 因素包括:
- 软件供应商: 不同公司的成本差异很大.
- 软件功能: 并非所有的软件解决方案都具有相同的功能. 例如，供应商可能提供一个基本的包以及一个更高级的解决方案.
- 企业规模: 项目管理软件的成本取决于用户数量和所需存储空间的大小.
大多数项目管理软件供应商提供几种不同的打包选项, 按业务规模或附加功能分开. 看看 顶级软件提供商 看看他们的价格，看看哪个套餐符合你的需求.
市场上有很多免费的项目管理软件可供选择, 但这些往往是随之而来的 隐性成本. 许多免费的选择并不提供培训和支持, 这意味着与付费解决方案相比，您需要在实现和维护系统上花费更多的钱.
没有项目管理软件也会带来成本. 正如下载真的人百家家乐手机-apple app store-百家科技-下载真的人百家家乐手机科技有限公司在上一节谈到的, 没有项目管理软件, 你会增加完成任务所花费的时间和出错的几率, 这需要你花钱.
项目管理软件使沟通和协作变得毫不费力. 当你考虑到糟糕的合作和沟通 会让你的公司损失62美元吗.400万年 每年，即使是最昂贵的项目管理软件也开始变得非常实惠.
选择项目管理软件时的主要特点
当您的团队采用项目管理工作流程时，他们可能需要具有某些特定功能的工具. 下面是一些需要注意的事情:
- 实时协作: 项目管理软件应该允许团队成员和利益相关者之间的实时协作. 用户应该能够同时访问系统并对其进行更改.
- 共享和存储文档: 你的项目管理软件应该允许你存储和共享文档, 为您的项目提供一个知识存储库.
- 成本管理: 您的软件应该帮助您跟踪和报告成本，并监控潜在的超支.
- 报告: 可定制的报告和仪表板允许实时报告. 您应该能够根据对您重要的标准进行筛选和格式化.
- 易用性: 如果系统太复杂，您的团队就不想使用它.
- 模板创建: 您应该能够创建和定制模板，这样您就不必从头开始构建每个项目和活动.
- 警告标志: 当事情偏离轨道时，系统应该触发警报或警告, 比如某项活动推迟了.
- 调度: 您将需要一个软件系统，允许您创建日程基线，并根据它监控您的实际日程.
- 时间管理: 需要在系统中跟踪实际工作时间，以监控进度并管理人力成本和资源.
- 资源分配: 您应该能够分配资源角色(i.e.会计)和个人(i.e.(John Doe)系统中的任务.
- 定制: 软件应该足够灵活，以适应您组织的各种项目和流程以及您团队的工作方式.
- 控制和治理: 虽然多才多艺是必不可少的, 系统还需要有足够的控制和限制，以确保数据的安全，并跟踪和记录批准.
- 集成能力: 该软件应与其他业务系统集成，例如财务管理系统.
- 独特的日历: 您将希望日历可以更改以反映您的工作日和小时，并更新以反映任何关闭期间或假期.
50个关键的项目管理软件功能
结论
项目管理软件可以为您的企业提供显著的效益和成本节约. 如果你已经准备好体验项目管理软件的所有优势，它简单而强大, 确保选择一个值得你投资的工具.